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為使區(qū)人大機(jī)關(guān)公文處理工作進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，提高公文處理的質(zhì)量和效率，根據(jù)人大機(jī)關(guān)公文處理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際，制定本規(guī)定。
一、發(fā)文處理
（一）發(fā)文處理是指，區(qū)人大常委會、黨組、辦公室對外行文的種類、格式、草擬、核稿、簽發(fā)、印制、用印、分發(fā)、歸檔等工作。
（二）種類
1、以常委會名義的行文有：
⑴常委會公告（發(fā)文字號為常委會會告）；
⑵常委會文件（發(fā)文字號為定人大常）；
⑶常委會干部任免通知（發(fā)文號字為定人大常干）。
2、以區(qū)人大常委會黨組名義的行文有：常委會黨組文件（發(fā)文字號為定人大常黨）
3、以常委會辦公室名義的行文有：
⑴常委會辦公室文件（以文字號為定人大常辦）；
⑵常委會辦公室函（發(fā)文字號為定人大常辦函）；
⑶常委會辦公室重要信訪函（發(fā)文字號為定人大常辦要信函）；
⑷常委會辦公室抄告單；
⑸內(nèi)部明傳電報。
4、會議紀(jì)要
⑴常委會會議紀(jì)要；
⑵主任會議紀(jì)要。
（三）草擬
1、需要對外行文時，以常委會、常委會黨組、辦公室名義的行文，綜合性內(nèi)容一般由辦公室擬稿。涉及區(qū)人大常委會各工委、信訪辦的專項(xiàng)性內(nèi)容，按工作分工分別由各工委、信訪室擬稿。
2、草擬文稿應(yīng)做到：
⑴符合國家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)規(guī)定。
⑵情況屬實(shí)，觀點(diǎn)明確，條理清楚，文字簡練，書寫工整，標(biāo)點(diǎn)準(zhǔn)確，篇幅力求短小。
⑶人名、地名、數(shù)字、引文準(zhǔn)確。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號。日期應(yīng)當(dāng)寫明具體的年、月、日。
⑷結(jié)構(gòu)層次，第一層為“一”、第二層為“（一）”，第三層為“1”，第四層為“⑴”。
⑸必須使用國家法定計量單位。
⑹用字用詞準(zhǔn)確、規(guī)范。文內(nèi)使用的簡稱，一般應(yīng)當(dāng)先用全稱，并注明簡稱。
⑺公文中的數(shù)字，除部分結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，都應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼。
3、文稿起草應(yīng)使用《舟山市定海區(qū)人大機(jī)關(guān)發(fā)文擬稿紙》，并按規(guī)定填寫擬稿紙中的各項(xiàng)內(nèi)容。
（四）核稿
1、文稿在送領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)前，應(yīng)進(jìn)行核稿。
2、核稿的重點(diǎn)是：公文的種類、內(nèi)容、格式。
3、以區(qū)人大常委會、黨組、辦公室名義的行文，綜合性內(nèi)容由辦公室負(fù)責(zé)核稿。涉及區(qū)人大常委會各工委、信訪辦的專項(xiàng)性內(nèi)容，由擬稿部門負(fù)責(zé)審核定稿，送經(jīng)常委會分管領(lǐng)導(dǎo)審閱，并由該擬稿部門負(fù)責(zé)人在擬稿紙上簽署意見、名字、日期后，送辦公室按公文格式規(guī)定辦理。
4、核稿時，辦公室辦文人員對核稿中發(fā)現(xiàn)的問題，屬文字、技術(shù)性問題的，由辦文人員修改；涉及實(shí)質(zhì)性內(nèi)容需要作校對改動的，由擬稿部門負(fù)責(zé)修改，并經(jīng)常委會分管領(lǐng)導(dǎo)同意；若擬稿部門有不同意見，應(yīng)報請常委會分管領(lǐng)導(dǎo)指示，接領(lǐng)導(dǎo)指示辦理；對個別需作重大改動的文稿，經(jīng)常委會分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，退回擬稿部門重新辦理。
（五）簽發(fā)
1、以常委會名義行文的文稿核稿后，由辦公室秘書科送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核，送請常委會主任或副主任簽發(fā)。
2、以常委會黨組名義行文的文稿核稿后，由秘書科送辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核，送請常委會黨組書記或黨組副書記簽發(fā)。
3、以常委會辦公室名義行文和文稿核稿后，由秘書科送辦公室主任簽發(fā)；經(jīng)授權(quán)，也可由辦公室副主任簽發(fā)。
4、審核、簽發(fā)公文，應(yīng)明確簽署意見，并寫上名字和日期。
5、領(lǐng)導(dǎo)審簽時，如有重大修改的，擬稿部門應(yīng)將文稿交辦公室作文字復(fù)核，經(jīng)簽發(fā)人同意后進(jìn)行修改。
（六）印制
1、公文文稿按規(guī)定簽發(fā)后，交由辦公室統(tǒng)一編相應(yīng)的發(fā)文字號，統(tǒng)一格式，統(tǒng)一安排打印。
2、文稿清樣一般由起草部門負(fù)責(zé)校對。
3、校清后的文稿，由辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一印制。
（七）第一讀者
1、印制后的待發(fā)文件，由辦公室送第一讀者審讀無誤并簽字認(rèn)可后，方可用印、分發(fā)。
2、以常委會、黨組、辦公室名義的行文，一般由辦公室分管副主任擔(dān)任第一讀者，辦公室分管副主任外出時，可委托秘書科科長擔(dān)任第一讀者；涉及區(qū)人大常委會各工委、信訪辦的專項(xiàng)性內(nèi)容，由擬稿部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任第一讀者。其中有關(guān)人事問題的黨組文件由黨組成員擔(dān)任第一讀者。
（八）用印
第一讀者審讀后的待發(fā)文件，由辦公室加蓋印章。
（九）分發(fā)
區(qū)人大常委會、黨組及辦事機(jī)構(gòu)制作的公文由辦公室文書登記后統(tǒng)一分發(fā)。辦公室文書按文件主送和抄送單位分發(fā)，一般應(yīng)同時將文件發(fā)常委會主任、副主任和辦公室主任、副主任以及文件起草、核稿工委、辦，其中分發(fā)對象涉及到區(qū)人大常委會各工委、辦直接聯(lián)系的個人、部門，由該工委、辦負(fù)責(zé)撰寫信封，再交辦公室分發(fā)。
急件隨到隨發(fā)，常規(guī)件不能遲于第二天發(fā)出。
（十）歸檔
各種公文都應(yīng)統(tǒng)一歸檔，具體按《舟山市定海區(qū)人大機(jī)關(guān)檔案工作制度》辦理。
（十一）獎懲
1、在公文的擬稿、核稿、簽發(fā)、印制、一讀、用印、分發(fā)、歸檔等各個環(huán)節(jié)中，工作人員都要認(rèn)真負(fù)責(zé)，各工委、辦要嚴(yán)格把關(guān)，避免發(fā)生差錯。
2、公文制作和處理過程中發(fā)生的差錯，應(yīng)分別不同情況，由辦公室定期公布差錯、錯誤環(huán)節(jié)與原因、責(zé)任人員等情況。有關(guān)情況列入公務(wù)員、工作人員年度考核。
二、公文格式
（十二）定人大常、定人大常黨、定人大常干、定人大常辦、等文件格式：
1、版頭由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱加“文件”兩字組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機(jī)關(guān)名稱，也可以并用聯(lián)署機(jī)關(guān)名稱。
2、公文的秘密等級分為絕密、機(jī)密、秘密，標(biāo)注于首頁左上角。
3、發(fā)文字號，由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度（用方括號標(biāo)入）和順序號組成，標(biāo)注于版頭下方居中、橫線之上。聯(lián)合發(fā)文，一般只標(biāo)明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文字號。
4、標(biāo)題一般應(yīng)標(biāo)明公文主題和文種，位于發(fā)文字號下方。
5、題注位于標(biāo)題下方，加圓括號居中標(biāo)寫。
6、主送機(jī)關(guān)指受理公文的機(jī)關(guān)，位于正文上方，頂格排印，有的文件也可標(biāo)注在本頁分送欄中。主送機(jī)關(guān)的名稱應(yīng)當(dāng)用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。
7、正文公文的主體，用來表述公文的內(nèi)容，位于標(biāo)題或者主送機(jī)關(guān)下方。
8、附件說明，在正文或正文說明之下，發(fā)文機(jī)關(guān)署名之上，注明附件的順序和名稱。附件應(yīng)當(dāng)置于主件之后，與主件裝訂在一起；不能裝訂在一起的，附件在首頁左上角應(yīng)當(dāng)注明文件的發(fā)文字號。
9、發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。
10、成文日期，一般署會議通過或者領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)日期；聯(lián)合行文，署名最后簽發(fā)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當(dāng)寫明年、月、日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方；決議、決定的成文日期加括號標(biāo)注于標(biāo)題下方居中位置。
11、印章端正蓋在成文日期的上方，騎年蓋月，上不壓正文、下壓成文日期。
12、無正文說明，在文件落款（即發(fā)文機(jī)關(guān)署名與成文日期）與正文不能同處一頁紙時，應(yīng)當(dāng)在文件落款頁的上方頂格標(biāo)注“此頁無正文”，外用圓括號標(biāo)入。
13、抄送機(jī)關(guān)，指主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬的機(jī)關(guān)，不頂格排列，用兩條與文憑區(qū)等寬的平行細(xì)實(shí)線作為界線。
14、印制版頭，由公文印以機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期組成，位于公文末頁下端。印發(fā)機(jī)關(guān)統(tǒng)稱舟山市定海區(qū)人大常委會辦公室，印發(fā)日期一般為送印日期。
（十三）其他公文格式：
1、常委會公告，印白頭，發(fā)布機(jī)關(guān)為舟山市定海區(qū)人大常委會，下署時間為公布時間。
2、各類便函，以文字號置于標(biāo)題右上方，抄送機(jī)關(guān)置于文件落款左下方，不標(biāo)注印制版。常委會辦事機(jī)構(gòu)的函件用人民代表大會或常委會的便箋，工作委員會的函件用人民代表大會的便箋。
3、抄告單。
4、內(nèi)部明傳電報。
（十四）印刷格式
1、用紙與排版
公文一般用A4紙，文字一律從左到右橫排，每頁一般排印22行，每行26字，左側(cè)裝訂。
2、字號字體
⑴文件標(biāo)題用方正小標(biāo)宋
⑵主送機(jī)關(guān)、正文、無正文說明、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、附件說明用仿宋
⑶“密級”用黑體2號，常委會公告期號用仿宋
⑷抄送機(jī)關(guān)用仿宋3號。
⑸抄告單中的領(lǐng)導(dǎo)批字用4號楷體，其他用4號仿宋。
三、收文處理
（十五）收文處理是指，區(qū)人大機(jī)關(guān)收受文件并從中提取有關(guān)信息，處理有關(guān)公務(wù)的過程，包括簽收、分辦、擬辦、承辦、查辦、注辦、存檔等若干環(huán)節(jié)。
（十六）區(qū)人大機(jī)關(guān)所有來文由辦公室統(tǒng)一簽收、分發(fā)。
寄送常委會、黨組、辦公室的文件，由辦公室拆封，區(qū)分辦件和非辦件，非辦件根據(jù)內(nèi)容分發(fā)，辦件則需做好簽收、登記、留底工作。
寄送各工委、信訪辦的文件，分別交各工委、信訪辦處理。
有關(guān)信訪問題的信件交信訪辦按區(qū)人大常委會信訪工作有關(guān)規(guī)定處理。
分發(fā)給常委會及各工委、辦的文件材料，由辦公室派專人送至領(lǐng)導(dǎo)辦公室；凡急件隨到隨送。
（十七）需要傳閱的文件，由辦公室附上《文件傳閱單》，提出傳閱范圍，送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工委、辦傳閱，或復(fù)印送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)工委、辦閱知。
（十八）不符合行文規(guī)定或者不應(yīng)由區(qū)人大機(jī)關(guān)辦理的文件，由辦公室注明不予辦理的原因，退回來文單位。
（十九）辦件要附填《文件處理單》，提出擬辦意見，送分管領(lǐng)導(dǎo)審批。
（二十）分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和擬辦意見審批。審批文件要及時，并簽署明確意見、姓名和時間。
（二十一）需要其他工委、辦辦理的文件，根據(jù)分管領(lǐng)導(dǎo)的審批意見，轉(zhuǎn)送其他委、辦辦理。
（二十二）承辦工委、辦根據(jù)文件內(nèi)容和領(lǐng)導(dǎo)的審批意見進(jìn)行辦理，要急件急辦，常規(guī)件及時辦，提高效率，保證質(zhì)量。文件辦理后，在《文件處理單》上注明辦理的經(jīng)過與結(jié)果。
（二十三）辦公室要做好來文辦理工作的督促檢查，及時掌握辦理的情況和結(jié)果。
（二十四）文件辦理后應(yīng)做好歸檔工作，具體按《舟山市定海區(qū)人大機(jī)關(guān)檔案工作制度》辦理。
四、領(lǐng)導(dǎo)批示的處理
（二十五）區(qū)人大常委會主任、副主任的批示，其中有關(guān)信訪的批示交信訪辦按《舟山市定海區(qū)人大常委會信訪工作規(guī)定》處理，其他批示按領(lǐng)導(dǎo)指示或批示內(nèi)容交有關(guān)工委、辦處理。
（二十六）有關(guān)工委、辦收到領(lǐng)導(dǎo)的批示后，提出處理建議，報分管領(lǐng)導(dǎo)審定。需要以抄告單轉(zhuǎn)送領(lǐng)導(dǎo)閱知或有關(guān)單位辦理的，由辦公室負(fù)責(zé)抄告，重要或緊急批示應(yīng)事先通過電話向有關(guān)單位或領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)達(dá)。
（二十七）有關(guān)工委、辦應(yīng)加強(qiáng)與承辦單位的聯(lián)系，對批示的辦理工作進(jìn)行督促檢查。
（二十八）領(lǐng)導(dǎo)批示辦理完畢后，有關(guān)工委、辦應(yīng)在《文件處理單》相應(yīng)欄目內(nèi)簡要注明辦理的經(jīng)過與結(jié)果，并按《舟山市定海區(qū)人大機(jī)關(guān)檔案工作制度》做好歸檔工作。